1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
В настоящей Политике определены следующие термины, определения и сокращения:
Общество - Общество с ограниченной ответственностью «Тойота Мотор».
Политика - настоящая Политика в отношении обработки персональных данных.
Персональные данные (ПДн) - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту Персональных данных).
Субъект Персональных данных - физическое лицо, к которому относятся персональные данные.
Обработка Персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с Персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение Персональных данных.
Автоматизированная обработка Персональных данных - обработка Персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Информационная система Персональных данных (ИСПДн) - совокупность содержащихся в базах данных Персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
Конфиденциальность Персональных данных - обязанность лица, получившим доступ к Персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять такие Персональные данные без согласия Субъекта Персональных данных.
Предоставление Персональных данных - действия, направленные на раскрытие Персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Блокирование Персональных данных - временное прекращение обработки Персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения Персональных данных).
ФЗ «О персональных данных» - Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152- ФЗ «О персональных данных» со всеми изменениями и дополнениями.
2. НАЗНАЧЕНИЕ
2.1. Настоящий документ определяет политику ООО «Тойота Мотор» в отношении обработки Персональных данных.
2.2. Настоящая Политика в отношении обработки Персональных данных составлена в соответствии с п. 2 ст. 18.1 ФЗ «О персональных данных» и действует в отношении всех Персональных данных, обрабатываемых в ООО «Тойота Мотор», которые могут быть получены как от физического или юридического лица (контрагента), состоящего в договорных отношениях с Обществом, так и от иных Субъектов Персональных данных.
2.3. Целью настоящей Политики является защита интересов Общества, ее контрагентов и работников, иных лиц, персональные данные которых обрабатываются Обществом, а также соблюдение требований законодательства Российской Федерации о Персональных данных.
2.4. Актуальная редакция Политики размещается на веб-сайте Общества в сети Интернет в общем доступе и вступает в силу с момента её утверждения.
3. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
3.1. Область применения политики
3.1.1. Действие настоящей Политики распространяется на процессы, осуществляемые в Обществе, в рамках которых осуществляется обработка Персональных данных Субъектов Персональных данных всех категорий, в том числе: при использовании веб-сайтов и мобильных приложений Общества, любых обращений в Общество в любой форме, направлении жалоб, комментариев или замечаний и предложений, посещение помещений Общества, заключение и исполнение сделок, стороной которых является Общество, в иных случаях.
3.1.2. Действие настоящей Политики распространяется на подразделения Общества, принимающие участие в вышеуказанных процессах.
3.2. Нормативные ссылки
3.2.1. Правовой основой настоящей Политики является ФЗ «О персональных данных», Трудовой кодекс РФ, приказы, рекомендации и инструкции Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций (Минцифра), Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзора), Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) и Федеральной службы безопасности (ФСБ), другие нормативные акты Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных, а также локальные нормативные акты ООО «Тойота Мотор».
3.2.2. Общество включено в реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных (далее по тексту - «Реестр»). Указанный Реестр опубликован на сайте Роскомнадзора в сети «Интернет» по адресу: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/
3.3. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории Субъектов персональных данных
3.3.1. Общество обрабатывает следующие категории Субъектов Персональных данных:
• Соискатели на замещение вакантных должностей;
• Работники, состоящие или состоявшие в трудовых отношениях с Общества;
• Родственники Работников Общества;
• Представители контрагентов работников;
• Представители компаний группы Тойота;
• Потенциальные и существующие поставщики - физические лица;
• Представители и работники третьих лиц, имеющих договорные отношения с ООО «Тойота Мотор» (включая уполномоченных дилеров и уполномоченных партнеров);
• Конечные бенефициары и члены совета директоров потенциальных и существующих уполномоченных дилеров и уполномоченных партнеров Тойота/Лексус;
• Физические лица (потребители), имеющие в собственности либо временном владении и пользовании автомобили марки Тойота и/или Лексус;
• Журналисты;
• Посетители Общества;
• Пользователи сайта, посетители сайта Общества. Персональные данные посетителей сайта Компании обрабатываются в составе (сведения об устройстве, операционной системе устройства и модели мобильного телефона посетителя сайта, уникальный идентификатор посетителя сайта) и сроком, необходимыми для осуществления взаимодействия с пользователями и посетителями сайта Компании с согласия субъектов персональных данных.
3.3.2. В рамках каждой из категорий субъектов и применительно к конкретным целям объем обрабатываемых Персональных данных утвержден в Положении об обработке персональных данных Общества.
4. ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Обработка персональных данных в Обществе осуществляется в соответствии с принципами, установленными ФЗ «О персональных данных»:
• Обработка Персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
• Обработка Персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается Обработка Персональных данных, несовместимая с целями сбора Персональных данных;
• Не допускается объединение баз данных, содержащих Персональные данные, Обработка которых осуществляется в целях, несовместных между собой;
• Обработке подлежат только те Персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• Содержание и объем обрабатываемых Персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Обрабатываемые Персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям обработки;
• При Обработке Персональных данных обеспечивается точность Персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к заявленным целям их обработки;
• Хранение Персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить Субъекта Персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению, либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.2. Безопасность персональных данных в Обществе обеспечивается выполнением согласованных мероприятий, направленных на предотвращение (нейтрализацию) и устранение угроз безопасности персональных данных, минимизацию возможного ущерба, а также мероприятий по восстановлению данных и работы информационных систем персональных данных в случае реализации угроз.
5. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. Общество обрабатывает персональные данные работников, а также персональные данные других Субъектов персональных данных, полученные от субъектов персональных данных, а также от контрагентов Общества, которые необходимы для достижения соответствующих целей обработки персональных данных.
5.2. Цели Обработки ПДн Обществом включают в себя:
• Принятие решения о приеме либо отказе в приеме на работу;
• Формирование кадрового резерва;
• Обеспечение соблюдения законодательства РФ;
• Исполнение договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также заключение договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
• Осуществление взаимодействия с контрагентами;
• Осуществление взаимодействия с пользователями и посетителями сайта;
• Осуществление взаимодействия с физическими лицами (потребителями), имеющими в собственности либо временном владении и пользовании автомобили марки Тойота и/или Лексус;
• Предоставление физическим лицам (потребителям), имеющим в собственности либо временном владении и пользовании автомобили марки Тойота и/или Лексус, аналитической информации о совершенных поездках и состоянии автомобиля;
• Обеспечение доступа к корпоративной электронной почте, программному обеспечению[EL(1] .
5.3. Перечень целей обработки Персональных данных утвержден в соответствующем внутреннем документе Общества.
6. УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Обработка персональных данных в Обществе допускается, среди прочего, по следующим правовым основаниям:
• обработка персональных данных осуществляется с согласия Субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
• обработка персональных данных осуществляется во исполнение требований законодательства, включая Трудовой кодекс Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Федеральный закон "О защите прав потребителей" и иные нормативные акты, и для осуществления и выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей;
• обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе Субъекта персональных данных или договора, по которому Субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем.
6.2. Биометрические персональные данные (сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных) в Обществе не обрабатываются.
6.3. Принятие на основании исключительно автоматизированной Обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении Субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, не осуществляется.
6.4. В случаях, когда действующим законодательством РФ не предусмотрено обязательное наличие согласия на Обработку персональных данных, выполненного в письменной форме, согласие субъекта может быть дано Субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить его получение форме.
6.5. Общество вправе поручить Обработку персональных данных другому лицу с согласия Субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора (далее - поручение оператора). При этом в поручении должны быть определены перечень персональных данных, перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели их обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных, требования, предусмотренные частью 5 статьи 18 и статьей 18.1 ФЗ «О персональных данных», обязанность по запросу оператора персональных данных в течение срока действия поручения оператора, в том числе до обработки персональных данных, предоставлять документы и иную информацию, подтверждающие принятие мер и соблюдение в целях исполнения поручения оператора требований, установленных в соответствии со статьей 6 ФЗ «О персональных данных», обязанность обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 ФЗ «О персональных данных», в том числе требование об уведомлении оператора о случаях, предусмотренных частью 3.1 статьи 21 ФЗ «О персональных данных».
6.6. Общество обязуется и обязует иные лица, получившие доступ к Персональным данным по договору с Обществом, не раскрывать третьим лицам и не распространять Персональные данные без согласия Субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
6.7. Общество осуществляет трансграничную передачу Персональных данных. Трансграничная передача Персональных данных осуществляется на территории иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав Субъектов персональных данных.
6.8. Общество организовывает процессы взаимодействия с Субъектами ПДн таким образом, чтобы субъект мог обратиться в Общество по всем предусмотренным в законодательстве РФ вопросам, связанным с обработкой его ПДн (информация об обрабатываемых ПДн, о третьих лицах, запросы на уточнение, прекращение обработки, блокировку и уничтожение), путем направления письменного запроса по адресу местонахождения Общества. Согласие на Обработку ПДн может быть отозвано субъектом в порядке, указанном в согласии. Общество при этом вправе продолжить Обработку ПДн в случаях, установленных действующим законодательством РФ, или если ПДн обрабатываются в соответствии с иным законным основанием.
6.9. Условиями для прекращения Обработки ПДн в Обществе могут быть, среди прочего:
• достижение целей Обработки ПДн;
• истечение срока действия согласия на Обработку ПДн;
• отзыв Субъектом согласия ПДн на Обработку его ПДн;
• требование Субъекта о прекращении Обработки его ПДн;
• выявление неправомерной Обработки ПДн.
7. ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
7.1. Субъект персональных данных имеет, среди прочего, право:
• принимать решение о предоставлении его Персональных данных оператору персональных данных;
• отзывать согласие на Обработку своих персональных данных;
• на получение информации, касающейся обработки его Персональных данных, согласно ст. 14 ФЗ "О персональных данных".
7.2. Право Субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами Российской Федерации.
7.3. Обращение Субъекта персональных данных в Общество должно соответствовать требованиям действующего законодательства Российской Федерации, предъявляемым к таким обращениям.
8. ОБЯЗАННОСТИ ОБЩЕСТВА
8.1. В соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» Общество обязуется:
• предоставлять Субъекту персональных данных по его запросу информацию, касающуюся обработки его персональных данных, либо на законных основаниях предоставить отказ;
• по требованию Субъекта персональных данных уточнять обрабатываемые персональные данные, блокировать или удалять, если Персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• уведомлять Субъекта персональных данных об Обработке персональных данных в том случае, если Персональные данные были получены не от Субъекта персональных данных, если иное не установлено ФЗ "О персональных данных";
• в случае достижения цели Обработки персональных данных прекратить Обработку персональных данных и уничтожить соответствующие Персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели Обработки персональных данных, если иное не предусмотрено федеральными законами;
• в случае отзыва Субъектом персональных данных согласия на Обработку своих персональных данных прекратить Обработку персональных данных и уничтожить Персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между Обществом и Субъектом персональных данных;
• в случае обращения Субъекта персональных данных к Обществу с требованием о прекращении обработки персональных данных в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты получения Обществом соответствующего требования (указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления Обществом в адрес Субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации), прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки, за исключением случаев, предусмотренных ФЗ "О персональных данных".
9. МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПРИ ИХ ОБРАБОТКЕ
9.1. При Обработке персональных данных Общество принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты Персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения Персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении Персональных данных.
9.2. Обеспечение безопасности Персональных данных достигается, в частности:
• определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
• изданием локальных актов по вопросам обработки персональных данных, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;
• назначением лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;
• применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
• применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
• оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
• учетом машинных носителей персональных данных;
• принятием профилактических мер для обнаружения фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятия мер, в том числе мер по обнаружению, предупреждению и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные системы персональных данных и по реагированию на компьютерные инциденты в них;
• принятием профилактических мер для восстановления персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
• установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационных системах персональных данных;
• контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
9.3. В Обществе реализуются следующие требования к защите персональных данных:
• организован режим обеспечения безопасности помещений, в которых размещены информационные системы, препятствующий возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения;
• реализовано обеспечение сохранности носителей персональных данных;
• утвержден документ, определяющий перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими трудовых обязанностей;
• используются средства защиты информации;
• назначен работник, ответственный за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе;
• реализованы требования, установленные Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
10. ИЗМЕНЕНИЕ ПОЛИТИКИ
10.1. Общество имеет право вносить изменения в настоящую Политику.
10.2. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее утверждения, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.
